Wartungsplan 2.0 - Service Tasks smart extrahieren

Wartungsplan 2.0 • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

In der modernen Industrie sind effiziente Wartungsprozesse essenziell für Produktivität, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. Doch der Weg dorthin ist oft steinig: Wartungsinformationen sind in unzähligen Lieferantendokumenten versteckt, unstrukturiert und schwer durchsuchbar. Klassische Methoden wie manuelles Kopieren aus Handbüchern sind zeitaufwendig, fehleranfällig – und nicht mehr zeitgemäß.

Die Lösung? Der Wartungsplan 2.0 – digital, automatisiert und intelligent.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich hinter dem Konzept „Wartungsplan 2.0“ verbirgt, welche Herausforderungen bei der Umsetzung auftreten können und wie der plusmeta-Workflow „Service Task“ eine echte Arbeitserleichterung schafft.

WWW – Warum Wartung wichtig ist

Eine zuverlässige Wartung ist unverzichtbar für den reibungslosen Betrieb industrieller Anlagen. Sie schützt vor Ausfällen, senkt Kosten und sorgt für Sicherheit.

• Produktionsausfälle und hohe Reparaturkosten: Unzureichende Wartung führt zu unerwarteten Defekten und teuren Notfallmaßnahmen.
• Verkürzte Lebensdauer: Fehlende Pflege beschleunigt den Verschleiß.
• Sicherheitsrisiken: Nicht gewartete Anlagen stellen eine Gefahr für Mensch und Maschine dar.
• Ineffizienter Betrieb: Ungewartete Anlagen arbeiten ineffizient und verbrauchen somit mehr Energie als sie müssten.

Herausforderungen der klassischen Wartungsplanung

Technologie entwickelt sich rasant und mit ihr die Herausforderungen für Unternehmen. Mehr Produktvarianten, strengere Vorschriften und immer kürzere Innovationszyklen zwingen Organisationen dazu, ihre Prozesse neu zu denken. Unternehmen, die hier Schritt halten wollen, benötigen flexible und intelligente Lösungen.

Herausforderungen der klassischen Wartungsplanung • Grafik: plusmeta GmbH

Technische Redakteure und Instandhaltungsplaner sind zudem häufig mit Hindernissen hinsichtlich der Qualität und Verfügbarkeit der zugrunde liegenden Informationen konfrontiert.

Unstrukturierte Zulieferdokumentationen Wartungshinweise verstecken sich häufig in umfangreichen Handbüchern und PDFs. Unterschiedliche Formate und Strukturen erschweren die Suche nach den passenden Wartungsinformationen dabei erheblich.

Hoher manueller Aufwand Die manuelle Übertragung von Informationen in Wartungspläne ist zeitaufwändig, fehleranfällig und bindet wertvolle Fachkräfte. Die Erstellung eines Gesamtwartungsplans nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch. Wertvolle Expertenzeit wird somit für Routinearbeiten, anstatt für die Optimierung der Instandhaltung verwendet.

Fehlerrisiko Übertragungsfehler, vergessene Arbeitsschritte oder inkonsistente Einträge führen zu lückenhaften Wartungsplänen und somit zu potenziellen Sicherheits- und Effizienzproblemen.

Inkonsistente Datenbasis Hersteller verwenden unterschiedliche Terminologien, Einheiten und Wartungsintervalle. Eine Harmonisierung ist oft nur mit viel Aufwand möglich.

Die Lösung: Der Wartungsplan 2.0

Ein moderner Wartungsplan nutzt die Möglichkeiten digitaler Technologien und Künstlicher Intelligenz (KI), um Wartungsprozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und deutlich zuverlässiger zu gestalten. Der Wartungsplan 2.0 steht für schnellen, zentralen Zugriff auf konsolidierte Wartungsdaten – Techniker erhalten die benötigten Informationen sofort, ohne in verschiedenen Handbüchern oder Dokumenten suchen zu müssen.

Durch den Einsatz von KI-gestützten Systemen und spezialisierten Software-Lösungen, wie Computergestützten Wartungsmanagement-Systemen (CMMS), profitieren Unternehmen von einer umfassenden Automatisierung ihrer Instandhaltungsprozesse. Diese Systeme stellen sicher, dass alle notwendigen Wartungsaufgaben vollständig erfasst, korrekt klassifiziert und nach einheitlichen Standards dokumentiert werden.

Ein wesentlicher Vorteil: Routineaufgaben werden automatisiert, sodass sich Fachkräfte auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können – etwa auf die Reduzierung von Ausfallzeiten, die Weiterentwicklung von Wartungsstrategien oder eine verbesserte Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.

Ein zusätzlicher Pluspunkt des Wartungsplans 2.0 liegt in seiner Flexibilität. Die Wartungsplanung lässt sich dynamisch an veränderte Rahmenbedingungen anpassen – zum Beispiel bei der Einführung neuer Maschinen, neuen gesetzlichen Anforderungen oder im Rahmen einer zustandsbasierten Wartung. So wird nicht nur die Lebensdauer der Anlagen verlängert, sondern auch eine ressourcenschonende, vorausschauende Instandhaltung ermöglicht.

Wartungsaufgaben automatisch extrahieren – plusmeta Workflow: Service Task

Zentrales Element jeder Wartungsplanung sind die Informationen zu den einzelnen Wartungstätigkeiten – sogenannte Service Tasks – aus der technischen Dokumentation. Diese manuell zu erfassen, ist mühselig und fehleranfällig. Genau hier setzt der speziell entwickelte plusmeta-Workflow „Service Task“ an.

Die plusmeta-Plattform nutzt dabei Künstliche Intelligenz, um Wartungs- und Serviceaufgaben in Zulieferdokumenten automatisch zu erkennen.

Die Workflow-Schritte im Detail

Erkennung von Wartungsaufgaben Typische Wartungsschritte (Prüfen, Reinigen, Wechseln, Justieren etc.) werden identifiziert – inklusive zugehöriger Details aus dem Fließtext. Auswertung relevanter Eckdaten.

Auswertung relevanter Eckdaten Für jede gefundene Wartungsaufgabe extrahiert die KI die Schlüsselinformationen: Wartungsintervall, Wartungsgegenstand, Tätigkeit und Wartungshintergrund.

Automatische Standardisierung Die extrahierten Aufgaben werden mit den genannten Attributen strukturiert versehen. Unterschiedliche Formulierungen werden vereinheitlicht (z. B. Synonyme), sodass vergleichbare Aufgaben immer die gleiche Benennung haben.

Erstellung eines Gesamtwartungsplans Alle identifizierten Aufgaben fließen in einen zentralen Gesamtwartungsplan ein. Die KI verbindet die Informationen aus verschiedenen Quellen zu einer vollständigen, strukturierten Wartungsliste.

plusmeta Workflow Service Tasks • Grafik: plsuemta GmbH

Das Ergebnis: Ein (voll-)automatisierter Wartungsplan

Die plusmeta-Plattform stellt die extrahierten Wartungsaufgaben in übersichtlicher Form dar, beispielsweise als Tabelle. Nutzerinnen und Nutzer haben die Möglichkeit, die Ergebnisse gezielt zu filtern – etwa nach Wartungsintervall, Anlagenteil oder Tätigkeit – und bei Bedarf manuell zu überprüfen oder anzupassen.

Der Wartungsplan kann flexibel in alle gängigen Zielformate überführt werden - z.B. als Excel-Liste, als iiRDS/VDI 2770-konformes Paket zur Verwendung in Content-Management-Systemen oder als strukturiertes Austauschformat für Instandhaltungsplattformen (z.B. SAP Plant Maintenance). Dank offener Schnittstellen können die Daten ohne manuelle Neueingabe direkt in bestehende Systeme integriert werden.

Zielformate • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Das Ergebnis ist ein einheitlicher, standardisierter Wartungsplan, der alle Serviceaufgaben in einer verständlichen Terminologie beinhaltet. Vergleichbare Aufgaben werden nach unternehmensinternen Standards einheitlich benannt. Dies sorgt für Klarheit, Übersichtlichkeit und maximale Wiederverwendbarkeit über alle Systeme hinweg.

Vorteiele mit plusmeta

• Bis zu 80 % Zeitersparnis: Durch die automatisierte Extraktion von Wartungsinformationen entfällt ein Großteil der manuellen Arbeit. Wartungspläne können in einem Bruchteil der Zeit erstellt werden, die bisher erforderlich war.
• Höhere Datenqualität: Die KI sorgt für vollständige und fehlerfreie Wartungsdaten. Alle relevanten Aufgaben werden zuverlässig erkannt und standardisiert erfasst. Das stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen enthalten sind, erhöht die Planungsgenauigkeit und beugt so evtl. teuren Folgekosten aufgrund von Versäumnissen vor.
• Standardisierung: plusmeta vereinheitlicht Terminologien, Formate und Strukturen hersteller- und anlagenübergreifend. Das sorgt für klare, vergleichbare Wartungsinformationen – für Techniker, Redakteure und Systemanwender gleichermaßen.
• Schnellere Umsetzung: Ein strukturierter Wartungsplan ermöglicht eine proaktive Instandhaltungsplanung, wodurch Wartungen effizient geplant, Ausfallzeiten minimiert und die Verfügbarkeit von Maschinen und Anlagen langfristig optimiert werden.

Neugierig geworden?

Erkennen Sie Ihr Unternehmen in diesen Herausforderungen wieder? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, aktiv zu werden. Nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Demotermin. Überzeugen Sie sich selbst von den vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von plusmeta und erleben Sie live, wie Künstliche Intelligenz Ihre Wartungsplanung und Dokumentationsprozesse nachhaltig verändert.