Metadaten in der Technischen Dokumentation. Endlich eine einfache Definition!

Was sind Metadaten? • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Dieser Beitrag beleuchtet die Bedeutung und Anwendung von Metadaten in der Technischen Dokumentation. Metadaten sind der Schlüssel für eine effiziente Verwaltung großer Mengen technischer Unterlagen. Sowohl für die Organisation der technischen Dokumente als auch für die Automatisierung datengetriebener Prozesse sind sie unverzichtbar. Metadatenmodelle und Standards wie iiRDS oder VDI 2770 sorgen für die Strukturierung und Interoperabilität der Daten. Mit plusmeta und Künstlicher Intelligenz lassen sich Metadaten schnell und automatisiert generieren. Die Technische Dokumentation wird mit diesen Daten auf einen neuen Level gehoben. Zahlreiche Branchen profitieren bereits von der smarten, cloudbasierten plusmeta-Software. Wie Metadaten zu einem Gamechanger werden können, zeigen wir Ihnen am Beispiel eines Pilotprojekts von plusmeta und der Bundesanstalt für Wasserbau (BAW).

Was sind Metadaten und was ist die Aufgabe eines Metadatenmodells?

Einfach ausgedrückt sind Metadaten nichts anderes als Daten über andere Daten. Sie beschreiben ein Informationsobjekt näher und geben zum Beispiel Auskunft über Inhalt, Verfasser, Format und weitere Merkmale des Informationsobjekts. Mithilfe von Metadaten lassen sich die Informationsobjekte zudem organisieren, nach Informationen durchsuchbar und maschinell verarbeitbar machen. Gespeichert werden die Metadaten entweder direkt im Informationsobjekt oder in einer externen Datensammlung.

Die Bedeutung und Verwendung von Metadaten lässt sich sehr gut am Beispiel einer Bibliothek veranschaulichen. Die Informationsobjekte einer Bibliothek sind die einzelnen Bücher. Zu jedem Buch gibt es Metadaten. Sie enthalten Informationen wie Buchtitel, Autor, Verlag, Erscheinungsjahr, ISBN, Inhalt oder Regalplatz. Einige Metadaten sind direkt auf dem Bucheinband zu finden. Aber erst durch eine strukturierte Sammlung der Metadaten auf Karteikarten entsteht ein umfassendes und einfach zu durchsuchendes Verzeichnis des Wissensfundus. Mit den benötigten Metadaten entsprechend ausgezeichnet ist ein ganz bestimmtes Buch schnell ausfindig gemacht, ohne dass die ganze Bibliothek zeitraubend durchsucht werden muss.

Das Beispiel der Bibliothek ist auf die digitale Welt übertragbar. Informationsobjekte sind nicht mehr physische Bücher, sondern elektronische Dokumente wie PDF-Dateien oder XML-basierte Topics und Knoten. Metadaten beschreiben diese Dokumente, ihre Inhalte und Eigenschaften. Je nach Erhebungs- und Verwendungszweck sind die Metadaten in verschiedene Arten wie administrative, technische, formale, strukturelle, pragmatische oder inhaltliche Metadaten unterteilbar.

Um Datenbestände effizient zu verwalten, gibt ein Metadatenmodell den Daten eine Struktur. Ein Metadatenmodell ist ein abstraktes Modell und eine detaillierte Beschreibung der Daten, ihrer Darstellung und ihrer Struktur. Die durch das Metadatenmodell strukturierten und in die geeignete Form gebrachten Metadaten werden dem digitalen Informationsobjekt angehängt oder lassen sich extern in einem digitalen Index zusammenfassen.

Metadatenvergabe ohne plusmeta: Eine schweißtreibende Aufgabe. • Grafik: plusmeta GmbH

Metadaten: Der Schlüssel zur Ordnung und Automatisierung in der Technischen Dokumentation

In der Technischen Dokumentation reicht es nicht aus, technische Unterlagen einfach nur abzulegen. Für die Technische Redaktion muss ersichtlich sein, worum es in den einzelnen Dokumenten genau geht, woher die Dokumente stammen und wo welche Informationen zu finden sind. Die technischen Unterlagen werden daher in einem Component-Content-Management-System (CCMS) digital verwaltet und über ihre Metadaten organisiert. So kann die Technische Redaktion blitzschnell auf das gewünschte Dokument oder die gesuchten Informationsobjekte (z.B. Topics oder Fragmente) zugreifen.

Metadaten bilden in der Technischen Dokumentation auch die Grundlage zur Automatisierung von Prozessen. Digitale Wertschöpfungsketten und datengetriebene Anwendungen wie Industrie-4.0-Prozesse, Zulieferketten, digitale Zwillinge, Dokumentations-Apps oder Serviceassistenten sind auf Metadaten angewiesen. Nur über die Metadaten lassen sich die benötigten Informationsobjekte bedarfsgerecht mit den verschiedenen Anwendungen bereitstellen.

Da die Metadaten für die Technische Redaktion so wichtig sind, gibt es Standards für Metadaten und Metadatenmodelle. Sie sorgen für die notwendige Strukturierung, Formalisierung und Interoperabilität der Daten. Zwei bedeutende Standards der Technischen Dokumentation sind das Metadatenmodell iiRDS der tekom e.V. und die Richtlinie VDI 2770 des Vereins Deutscher Ingenieure e.V. (VDI). Beide Standards werden stetig weiterentwickelt.

Metadaten geben Auskunft über das Informationsprodukt • Grafik: plusmeta GmbH, Viktoria Kurpas/Shutterstock.com

Wie plusmeta und Künstliche Intelligenz beim Generieren von Metadaten helfen

Wie lassen sich die für die Technische Redaktion benötigten Metadaten großer Mengen technischer Unterlagen und Dokumente effektiv generieren? Manuelles Erstellen und Einpflegen ist mühsam, zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Qualität der Metadaten leidet unter der mangelnden Standardisierung manueller Prozesse und der Inhomogenität der vielen verschiedenen Daten. Datenbestände gehen dadurch unter Umständen verloren. Auch die Interoperabilität der Daten, die häufig sogar noch in Papierform vorliegen, ist nur eingeschränkt gegeben.

Die Lösung für dieses Problem lautet plusmeta. Mit plusmeta lassen sich Metadaten automatisiert in sekundenschnelle generieren und die technischen Dokumentationen mit ihnen anreichern. Das gelingt durch die speziell von plusmeta für technische Inhalte und die Technische Redaktion entwickelte Künstliche Intelligenz. Die smarte, cloudbasierte Software von plusmeta reduziert den manuellen Aufwand dabei erheblich. Gleichzeitig steigt die Qualität der Metadaten. Der komplette Vorgang ist über die intuitiv bedienbare Weboberfläche wenigen Schritten erledigt.

Der plusmeta-Ansatz bringt durch praktische Automatisierung eine Zeitersparnis von bis zu 80 Prozent. Ergebnisse des Prozesses sind richtlinienkonforme VDI-2770- oder iiRDS-Container. Sie entsprechen den standardisierten Austauschformaten und sind fit für moderne, digitale Anwendungen. VDI-2770-Container erfüllen zudem die Anforderungen der Prozessindustrie.

Warum Metadaten in der Technischen Dokumentation für viele Branchen ein Gamechanger sind

Im Maschinen- und Anlagenbau, in der Chemiebranche, Automatisierungstechnik, Antriebstechnik oder Prozessindustrie und in vielen weiteren Branchen müssen für einzelne Projekte oder Prozessabläufe oft tausende technische Unterlagen zusammengeführt, verwaltet und bereitgestellt werden. Eine auf den Informationen der Technischen Dokumentation aufbauende Digitale Datenkette (Blogbeitrag: “Mit plusmeta zur Digitialen Datenkette”) funktioniert aber nur, wenn Dokumente mit den geeigneten interoperablen Metadaten angereichert sind. Ist dies der Fall, kann ein Rädchen ins andere greifen. Abläufe wie Inbetriebnahme, Wartung oder Fehlerbehebung lassen sich automatisieren und werden schneller, effizienter und zuverlässiger. Die Success Story der Bundesanstalt für Wasserbau (BAW) (Link zum Blogbeitrag) zeigt dies eindrücklich. Der Bau und Betrieb von Infrastruktur an Wasserstraßen ist komplex und produziert eine Vielfalt technischer Unterlagen wie Standsicherheitsnachweise, Prüfzeugnisse oder Baubestandszeichnungen. Diese Unterlagen sind die Basis für den reibungslosen Betrieb der Infrastruktur und stellen die Planungsgrundlage für zukünftige Projekte dar. Nach dem Abschluss einer Baumaßnahme müssen tausende Dokumente in das Baubestandswerk der Wasserstraßen und Schifffahrtsverwaltung überführt und im Dokumentenmanagementsystem DVtU abgelegt werden. Im Pilotprojekt mit plusmeta ist es gemeinsam gelungen, Metadaten für tausende Bestandsdokumente KI-basiert zu vergeben und damit einen schnellen und gezielten Informationszugriff langfristig zu sichern. Die Prozesse der BAW wurden dadurch maßgeblich beschleunigt und deutlich effizienter.

Metadaten next Level

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Falls Sie Ihre Informationsprodukte bereits im Content-Management-System SCHEMA ST4 verwalten, könnte das ST4 AI Jetpack interessant für Sie sein. Dieses hilft Ihnen bei der einfachen Vergabe von Metadaten in SCHEMA ST4. Wie das Ganze funktioniert, erklären wir Ihnen hier.